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中小企业实施ERP的风险规避策略
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                                                              中小企业实施ERP的风险规避策略
                                                      2013-08-16 09:42:58 来源:CIO时代网 万方数据 11网

ERP是EntERPrise Resource Planning的缩写,翻译成中文为企业资源计划。这一概念在二十世纪九十年代由美国着名计算机技术咨询集团企业加特纳提出的,它是以计算机技术和管理科学为基础而最新发展出来的,是个新生事物。从理论和实践两个方面,以管理会计为核心,同时识别和规划企业资源,将企业内部所有资源整合在一起,对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划,从而达到最佳资源组合,取得最佳效益,实现企业(以制造业为代表)整体经营管理的解决方案。

 1 我国ERP实施现状


    伴随着经济全球化进程的不断加深,市场竞争日趋白热化,我国企业面临着各种各样的挑战,尤其是中小企业。因此中小企业必须学习先进的企业管理理念、采用科学前卫的经营管理手段不断的提高自身的生产效率和经济效益以应对激烈的市场竞争。


    1.1 较少中小企业实施ERP


    目前,我国市场经济逐渐的发展完善,中小企业的数量也如雨后春笋一样迅速的增加,已经成为了我国企业的主力。为了能够更好的在激烈的竞争环境中生存和发展,中小企业也在不断的探索着合理的、科学的经营管理策略。但是,中小企业自身的一些实际情况,例如:经济基础较差、规模较小、技术力量薄弱、管理相对落后等严重阻碍着中小企业的发展壮大。因此中小企业急需先进的管理理念和管理方法来提升自身的市场竞争力。对于ERP在企业中的应用来讲,中小企业虽懂得其作用的重大意义,然而在应用的过程中,ERP一般投入比较大,这对于本来就资金缺乏的中小企业来说无疑是困难的,况且风险比较高。通过可靠数据表明,我国目前已经采用了ERP系统的企业中,大型企业占有超过一半的比例,中小型企业实施该系统的却较少。所以中小企业的投资人和管理层人员在实施ERP实施过程中必须意识到会有什么样的风险存在,什么条件下风险会发生。


    1.2 我国企业实施ERP成功率低


    无论是国有企业还是中小型企业都不可避免的面临着国内外越来越激烈的竞争,许多企业已经意识到了把现代科学技术和先进理念运用到企业的经营管理当中,来提升自身在市场经济环境下的竞争力,取得生存和发展的空间和机遇。然而,一直到现在我国企业实施ERP的成功率还是不高,在企业中占大多数份额的中小企业的成功率就更低了。


    从目前ERP实施情况来看,ERP对于企业来说是一把双刃剑,在实施的过程中会提高企业的工作效率,增强企业的市场竞争力,但是如果运用不当便会给企业带来一定程度上的风险。相对于国有大中型企业来说,中小企业的经营状况和业务比较简单,如果在落实企业关键业务需求的基础上,并且克服资金和技术两方面的困难,中小型企业完全可以成功的实施ERP系统。


    2 实施ERP系统的风险分析


    中小企业实施ERP的风险存在于各个方面,无论是主观原因还是客观条件都有可能使得ERP实施过程中出现这样或那样的风险。


    2.1 中小企业资金风险


    众所周知,中小企业在经营和发展的过程中最大的也是最现实的问题是缺乏资金支持,几乎每一个中小型企业都会面临这样的困境。目前我国市场上的ERP产品都是一些比较高端的,硬件设施、软件设施,再加上相关软件的培训费用以及ERP的后续维护费,实施ERP需要投入的资金对于中小型企业来说无疑是雪上加霜。一旦企业在ERP的实施过程中资金跟不上,不能够维持ERP系统的正常运行,这就会造成ERP的中断。


    2.2 技术素养不足


    一些中小型企业的决策者或企业主为了赶潮流或一时兴起盲目的在企业中实施ERP系统,然而相应的人才和技术支持却不能够及时到位,这也会造成ERP实施不畅或者中断。ERP的实施,需要具有一定计算机素养和熟练掌握ERP相关系统操作的专业技术人员,同时改技术人员还必须懂得企业的经营管理,这才能够对系统进行正常的管理和维护。中小型企业中员工的素质普遍不高,专业技术人才极端匮乏,ERP在实施期间中断也就常见了。


    2.3 功能与期望落差


    中小企业不惜高价,克服困难实施ERP系统的目的在于通过现代科技力量来提升自身的管理水平,从而提升自身的市场竞争力。因而往往会对ERP系统的期望过高 ,不自觉的夸大了ERP系统的功能。ERP系统实施范围过大,严重脱离了企业自身的实际情况,不能对企业的资源问题进行客观评价,使得ERP系统部能够充分发挥其应有的作用,这也就影响到ERP系统的后期实施工作。同时ERP软件功能不足和部分技术缺陷也导致ERP在中小企业实施过程中存在风险。一般情况下,中小企业实施ERP的目的在于控制财务核算、增强管理力度、严格控制成本。一些企业在实施ERP时急功近利,不加考察的便于厂家签订合同。ERP的开发者只注重实际,对于企业的一些需要不能够充分的考虑,导致了ERP在企业实施过程中问题不断,根本达不到企业的需求。


    2.4 系统维护不当造成风险


    ERP在实施的过程中,必须及时的维护和更新相关的软件,以免出现系统的漏洞。在中小企业中,多数企业和工作人员根本不重视计算机的系统安全问题,诸如机房管理松散、相关工作人员不注重口令的保密工作,超级用户过多、杀毒软件不及时更新等现象经常出现。这些现象的出现都有可能导致ERP系统出现漏洞甚至被入侵,病毒和一些非法程序便会利用这些安全漏洞侵入到相关数据库,偷窃或破坏重要的数据信息,最终导致ERP操作系统的瘫痪,企业的资料也会被泄露。


    2.5 动机与管理不当造成风险


    对于企业来说,ERP的实施是该企业在发展过程中重要战略规划的重要组成部分,所以在是否实施ERP系统,为什么实施该系统上必须做到明确。ERP确实能够有效的整合企业的相关资源、降低经营成本、提高企业的管理水平、增强企业在市场中的竞争力。但是我们也必须注意到,ERP的实施对于企业、资金以及相关工作人员的要求也比较高,且存在着比较大的风险。那么中小企业就必须明确ERP实施的动机,仅仅为了形象工程或出于各种压力而被迫实施,ERP实施必然不畅。另一方面,要把实施ERP与一般的企业信息化建设区别开来,一般的企业信息化建设只是计算机系统和互联网系统的建设,ERP则是承载先进管理理念的平台,是先进管理方式方法的应用软件,是企业多种信息的高度集成。


    2.6 软件及服务上选择不当造成风险


    当下,ERP相关软件的各种版本在我国市场上存在。单软件的功能上来讲,存在软件对企业需求的满足程度、软件的集成性和稳定性等方面的风险。中小企业在选择ERP相关软件过程中,必须先明确自身的需求和希望,然后对该软件的性价比进行衡量,综合考虑软件是否满足自身实际情况的需求,最后再做出正确的选择。另外,ERP软件还存在特殊化问题。一些在国外企业运用很好的ERP软件在国内企业不一定能发挥作用,ERP软件必须有一定程度的发展性,可以供实施企业的再次开发和利用。


    ERP相关服务的供应商选择也务必慎重。尽量避免服务商选择不当为企业带来的风险和损失,这其中包括:咨询商是否可靠、软件供应商是否具有技术支持、系统集成商的选择等。选择一个经验丰富且具有责任心的咨询公司,便能够使得企业实施的ERP项目很好的与该企业的发展策略密切结合,并且还能够选择最优的发展路径,为企业和一些人员的变革做出尽早的安排,使得企业运转能够适应新的系统。

3 风险规避策略研究


    3.1 保证ERP系统的资金支持


    中小型企业在实施ERP系统的过程中,务必保证该系统的正常运转秩序。ERP系统目前在我国还属于高端技术产物,因此在维护和更新上价格比较高,这就需要企业在资金上满足ERP系统的正常需求。为了保证ERP系统运转费用能够得到保证,中小型企业可以每年专门为ERP系统的维护和更新做出预算,准备一部分资金,这样ERP系统的正常运转秩序才能得到有效的保证。


    3.2 开发专业人才,成立优秀的项目实施团队


    针对中小企业员工专业素养普遍较低的现实,企业必须积极主动的组织相关工作人员进行ERP系统的学习和培训,并且要进行信息化相关知识的训练,尤其是企业内部的高层领导或管理者,更要熟练的掌握ERP系统的相关知识。多次的组织对提升员工专业技能有益的各种活动,保证工作人员能够在企业内部不断提升专业素养。具体说,企业可以制定一些激励措施,运用一些合理的手段对专业技术增长较快或对ERP系统有贡献的工作人员进行奖励,这在一定程度上能够鼓励更多的普通员工对ERP系统等信息化知识的专研。对于企业内部已经具备专业技术的人才要尽力挽留,防止人才流失。另外,中小企业在招聘时,尽力吸收具有专业技术的人才,以增强自身的人力资源。为ERP系统的成功实施提供雄厚的人才保障。


    中小企业在ERP实施的过程中,必然会遇到诸如“系统复杂”、“实施难度大”、“应用周期长”等问题,这就对专业技术人员提出了相当高的要求,所以在项目实施之前,企业需要建立一支具有丰富技术经验的、长期稳定的优秀项目实施团队,来保证ERP系统的顺利实施。


    3.3 正确对待ERP系统


    ERP系统是未来企业的支柱,无论是企业内部还是外部,从内部财务信息和业务表现数据的有效整合,到未来的延伸型企业和协同商务平台,这些是企业长远发展的根基。企业不仅要清楚ERP系统的作用,还应该清楚的了解到该系统的利与弊,了解如何才能使得系统能够最大限度的发挥它的作用,怎样实施ERP系统才会真正的成功。中小企业的管理者或企业主必须做到带头作用,转变过去陈旧的“一把手”观念。把ERP系统的实施真正做成一把手工程,采用自上而下、潜移默化的方式,首先高层、中层领导先转变观念,在实施中向基层管理人员和业务人员灌输ERP系统的理念,使企业可能接触和使用ERP系统的员工对ERP系统的理念、整体流程有相当的认识,奠定坚实的思想基础。


    3.4 保证系统的安全、做好系统维护与升级


    在企业的日常工作中,从企业的领导到普通员工都必须严格按照相关制度进行电子计算机的操作和系统的维护,从心态和实际行动上都把计算机系统安全和机房安全管理重视起来。企业的相关管理人员要注意口令的保密工作,如果有需要进行相关的操作,必须在管理人员的陪同和监督之下。计算机的杀毒软件要购买正版并且及时的更新升级、及时补上系统上出现的任何漏洞,不给病毒和不法程度的入侵提供任何的机会。只有这样,ERP系统才不会被病毒和不法分子破坏,企业的重要资料和数据信息才不会被泄露,这在一定意义上也就保证了中小企业的商业机密和企业安全。


    ERP系统的实施完成后,中小企业必须保留工作团队的主要技术和业务人员来进行ERP系统的后续开发和维护工作 ,为ERP系统在后续的工作中发挥其应有的作用打下坚实的基础。ERP系统实施完成并不是终点,而是一个新的开始。按照经验来讲,ERP系统的使用寿命一般在十年到二十年之间,在完成后相当长的时间里,中小企业还要依靠ERP系统实施小组的相关工作人员对系统进行改进和再次的开发,处理在应用中碰到的各种问题,以适应社会的新的变化和进步。中小企业在ERP系统的升级和维护管理上必须做到持久的坚持和不懈的努力,才能使ERP系统为企业的科学管理提供高质量的服务。


    3.5 中小企业主要重视实施ERP


    中小企业在日常的运营过程中,努力的做到科学合理的管理是ERP系统实施的基础。首先,作为企业的领导者就必须从心理上正确看待ERP系统。管理班子重视,思想正确,思路清晰是ERP系统成功实施的保障。ERP系统实施被称为“一把手工程”,这说明了企业的决策者在ERP系统实施过程中的特殊作用。ERP系统是一个管理系统,牵动全局,没有第一把手的参与和授权,很难调动全局。在日常的管理上要把ERP系统与普通的企业信息技术化建设区别开来,认清两者之间的区别与联系,以便于更好的管理,促进企业的健康发展。


    3.6 慎重选择软件及供应商,从企业自身之际出发


    ERP系统软件的选择是中小企业实施ERP成功与否的关键所在,有些企业觉得国外的软件在技术方面比较有优势,会首先选择国外的供应商所提供的。然而,也有一些中小企业认为国内开发的一些软件容易操作、实施快,且符合国内企业领导者的行为习惯和思路,最重要的是国内的ERP软件价格较低,这对于中小企业来说具有相当大的吸引力,这正是国内一些资金缺乏的中小企业所需要的。


    中小企业必须依照自身的实际情况,选择适合本企业的ERP系统产品。企业的领导者和决策者必须充分考虑企业内部的生产线和技术、经济和社会因素对系统实施可行性分析,避免骑虎难下。选择适合企业的ERP系统是该系统能够在企业成功运用的前提。企业要从自身出发,在充分调研、学习的基础上,引进高起点的ERP系统,并认真做好招标工作,在产品选型上一定做到恰到好处。


    4 结语


    从ERP系统在我国众多企业中发挥的作用来看, ERP系统的应用帮助企业得了很大成绩,同时也积累丰富的经验,这对我国中小型企业ERP系统的实施相当珍贵。在ERP系统实施的过程中失败的中小型企业,必须吸取经验教训,正确看待ERP系统的实施。这些成功的经验和失败的教训对当前正准备应用ERP的中小型企业是非常保贵的,这些经验教育可以促进我国中小型企业在今后的发展道路上更加顺畅,更加健康。